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Überschrift Wettbewerbspräsentation Werbemonitorbericht

Werbemonitor 04/22 – Wettbewerbspräsentation

At the highest Pitch

Nicht immer führt der Weg vom Erstkontakt mit einem künftigen Auftraggeber automatisch „zum Gipfel“. Die Erfahrungen mit einer Teilnahme an Wettbewerbspräsentationen sind nicht nur positiv – so mancher Pitch hat den einen oder anderen Kommunikations- und Kreativ dienstleister eher auf die Palme als auf den Gipfel gebracht. Wir haben folgende Tipps für eine erfolgreiche Pitch-Teilnahme.

Als Pitch bezeichnet man eine Wettbewerbspräsentation, zu der mehrere Kommunikationsdienstleister geladen werden, um bei oft größeren Projekten und komplexeren Aufgabenstellungen den oder die besten Anbieter aus wählen zu  können. Anders als bei einem allgemeinen Angebot, das zwar Leistungen und Kosten definiert, werden beim Pitch darüber hinaus meist erste Entwürfe, Lösungsansätze und Kampagnenideen erwartet und auch präsentiert.

Den Auftraggebern ist dabei nicht immer bewusst, welche und vor allem wie viele Prozessschritte für eine künftige erfolgreiche Zusammenarbeit notwendig sind und welchen Aufwand das sowohl für sie selbst wie auch für die Teil nehmenden bedeutet. Letzteren wird – insbesondere nach den ersten Teilnahmen an Wettbewerbs präsentationen – erst nach Absage und Entscheidung zugunsten eines Mitbewerbers schmerzlich klar, wie hoch der eigene unternehmerische Einsatz und der wirtschaftliche Verlust war. Ärger und Frust darüber sind dann zwar verständlich, aber wirksames Gegenmittel ist ausschließlich das Verständnis, dass die Teilnahme am Pitch und damit die Annahme des „Auftrages“ aus  freiem Willen des Auftragnehmers erfolgten. Die Konsequenzen für einen professionellen Ablauf und Umgang können somit zwischen Auftraggeber und Präsentationsteilnehmer geteilt  werden.

Pitch

Die Vorfreude ist meist groß, wenn die Einladung zur Teilnahme an einer Wettbewerbspräsentation eintrifft: Eine Möglichkeit bietet sich, die eigene Kreativität und Professionalität unter Beweis zu stellen sowie einen neuen  Kunden und einen meist doch interessanten Auftrag zu gewinnen. Aber Achtung, nicht immer wird die Wettbewerbspräsentation professionell, z. B. fachlich durch  einen Pitch-Berater oder rechtskundig durch  einen Vergabeanwalt, begleitet. Daher liegt es am Kreativdienstleister, Risiko und Gewinn potenzial der Teilnahme am Pitch abzuwägen.

Pitch: Auf die Palme oder auf den Gipfel  gebracht?

Hier ein paar Fragen dazu:

  • Um welches Projekt handelt es sich? 
  • Entspricht der zu vergebende Auftrag meiner Expertise und meinem Wunschprojekt?
  • Welche Nachweise sind zu erbringen?
  • Wie konkret sind Ziele und Erwartungen beschrieben?
  • Anhand welcher Kriterien erfolgt die Bewertung der Präsentationen und wie werden diese Kriterien zueinander gewichtet?
  • Wie ist der zeitliche Ablauf und welche Termine und Fristen sind einzuhalten?
  • Wer ist Auftraggeber und wie wird ein fachlich richtiger und neutraler Juryentscheid sichergestellt?
  • Welche Bedingungen sind an die Teilnahme geknüpft?
  • Ist die künftige Zusammenarbeit exklusiv geplant oder hält sich der Auftraggeber offen, mit mehreren Dienstleistern in unterschiedlichen Projektteilen zusammenzuarbeiten?
  • Sind in den Teilnahmebedingungen die Nutzungsrechte geregelt?
  • Ist ein Abschlagshonorar vorgesehen?
  • Wie viele und welche Dienstleister werden eingeladen?
  • Sind Bietergemeinschaften für die Teilnahme zugelassen?
  • Mit welchen Partnern ist eine Bietergemeinschaft sinnvoll und möglich?
  • Wann, wo, mit welchen Medien und in welchem Rahmen soll präsentiert werden?
  • Welche Bestandteile und Inhalte muss die Präsentation umfassen?
  • Wie soll die Dokumentation und Unterlagenübergabe erfolgen?
  • Sind Rückfragen möglich? Wenn ja, in welchem Rahmen und an wen?
  • Wie und unter welchen vergaberechtlichen Bedingungen erfolgt die Auftragsvergabe?

Bevor die eigentliche Arbeit zur Vorbereitung der Präsentation beginnt, helfen die oben genannten Fragen bei der kritischen Prüfung der übermittelten Einladungsunterlagen.

Es liegt am Kreativ­dienstleister, das Risiko und Gewinnpotenzial  abzuwägen.

Stolpersteine

Ein paar Stolpersteine seien hier aus der Erfahrung konkret noch ergänzt: Art und Umfang der Unterlagen sollten bei einem Pitch zumindest den üblichen Umfang eines Briefings und die darin enthaltenen üblichen Inhalte aufweisen. Die aktuelle Situation, die zu lösenden Aufgaben, der Budgetrahmen, die Projekt- und Realisierungszeiträume, Ziele und Erfolgsparameter sind nur einige davon. 

Die Anzahl der eingeladenen Teilnehmer sollte limitiert sein. Der Auftraggeber beweist durch eine Vorqualifizierung, dass er konkrete Erwartungen an die Qualität der Präsentation und die künftige Zusammenarbeit stellt. Die Teilnahme an einer Wettbewerbspräsentation ist als eigenständiger Auftrag zu sehen, der über den üblichen Umfang eines normalen Angebotes mit Firmenvorstellung, Leistungskatalog und Kostenverzeichnis hinausgeht. Konzeptbestandteile und Entwurfspräsentationen für künftige Kampagnen oder Kreativkonzepte sind per Vergabegesetz vom Auftraggeber geforderte Zusatzleistungen und als solche honorarpflichtig. 

Eine schriftliche Präsentationsvereinbarung sollte alle vertragsrelevanten Bedingungen regeln. Im Falle eines Abschlags verbleiben üblicherweise sämtliche Rechte an den im Präsentationsumfang enthaltenen Kreativkonzepten, Texten und sonstigen geistigen Werken beim Präsentationsteilnehmer als Urheber.

Der Kodex K gibt einen kompakten Überblick über die für die Kreativbranche geltenden Vergaberichtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Er ist über die Fachgruppe für Mitglieder erhältlich und gehört als Wegbegleiter bei der Vergabe von Kreativdienstleistungen zur Fixausstattung von Werbeagenturen, Kreativbüros und Marketingabteilungen werbetreibender Unternehmen.

Im Rahmen einer Bietergemeinschaft sollten alle Partner über Bedingungen, Risiken und Vorgaben wie auch über Verbindlichkeiten gegenüber dem Auftraggeber, Zuständigkeiten und Projektverantwortlichkeiten Bescheid wissen und diesen in einer internen schriftlichen Übereinkunft zustimmen.

Präsentation

Am Tag der Präsentation sind alle geforderten Unterlagen, Präsentationshilfsmittel und das technische Equipment vorbereitet. Pünktlichkeit und die minutiöse Einhaltung der Fristen und des vorgegebenen Zeitrahmens zeugen von Professionalität und Zuverlässigkeit. Die Präsentation sollte sich an den vorgegebenen Inhalten orientieren. Pluspunkte gibt es erfahrungsgemäß für die direkte Bezugnahme auf die zu lösenden Herausforderungen und die Vorstellung der konkreten Umsetzungsmaßnahmen dazu. Für die Aufteilung der Präsentationsinhalte erweisen sich die in der Einladung definierten Kriterien und deren Gewichtung als hilfreich. Bei zeitlich sehr engen Präsentationsslots lässt sich wertvolle Zeit durch gezielte Hinweise auf entsprechende Unterlagen in den Handouts sparen.

Und ein letzter Tipp: Auch Jurymitglieder und Auftraggeber entscheiden nicht immer nur sachlich, sondern emotional. Die Persönlichkeiten des Entscheidungsgremiums zu erheben und vorab zu recherchieren, kann nur von Vorteil sein. Überraschungsmomente, Storytelling und Konzeptbestandteile, die die Jurymitglieder mit allen Sinnen – insbesondere neben den visuellen Eindrücken durch Fühlen, Riechen, Schmecken und Hören – ansprechen,  helfen, die eigene Präsentation im Gedächtnis der  Juroren positiv zu verankern.

Quelle

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Quelle: Werbemonitor.at, Beitrag als PDF laden

Geheimhaltung - Gesicht mit Finger vor schweigendem Mund

Werbemonitor 03/17 – „Wie schütze ich meine Ideen?“

Immer wieder taucht diese Frage auf – ist sie doch gleichermaßen interessant für die kreativschaffenden Berufe der Werbebranche wie für die Auftraggeber. Sie stellt sich aber meist zu einem Zeitpunkt, an dem Konflikte längst vorprogrammiert sind. Die schlechte Nachricht: Bloße Ideen sind nicht schützbar! Dabei wäre alles viel einfacher, hätte man bis dahin bereits ein paar einfache Punkte berücksichtigt.

Manchmal ist es der Auftraggeber, der seine Vorstellungen zu künftigen Kreativkonzepten und Werbesujets bereits im Briefinggespräch sehr bildhaft schildert. Manchmal bringt der Kreative Ideen ein oder „spinnt“ die Gedankengänge des Auftraggebers weiter. Bis zum Zeitpunkt, an dem diese Gedanken zu Papier gebracht werden, gibt es aber – außer in der Geheimhaltung – keine Schutzmöglichkeiten. Denn das Urheberrecht greift erst mit dem Akt der Schöpfung. Daher gilt es als Erstes, Ideen zu Innovationen, Kampagnen, Kreativansätzen oder Designvorstellungen immer zu Papier zu bringen oder (elektronisch) zu visualisieren und Zeitpunkt und Urheberschaft möglichst penibel zu dokumentieren!

Wozu eigentlich schützen?

Spätestens im Konfliktfall ist klar, dass die „vermeintlich eigene Idee“ einen wirtschaftlichen Vorteil darstellt, den man entweder selbst nützen oder abgegolten haben möchte. Die wirtschaftlichen Auswirkungen der Markenpiraterie in Milliardenhöhe, die steigende Anzahl betroffener Unternehmen und die fortschreitende Digitalisierung untermauern zusätzlich den Handlungsbedarf. Für Kreative sind Konzeptideen, Gestaltungskonzepte und Logoentwürfe das eigentliche Kapital, in das sie Stunden an Entwicklung und zahlreiche konzeptionelle Arbeitsschritte investieren. Anspruch darauf hat aber nur, wer sich der Schutzmöglichkeiten bewusst ist und diese von Beginn an bei den einzelnen Projektschritten aktiv berücksichtigt.

Segen und Fluch zugleich?

Sorgfaltspflicht empfiehlt sich nicht nur im eigenen Interesse der Kreativschaffenden, sondern auch aus dem Haftungsrisiko, das sie gegenüber Auftraggebern und Dritten mit älteren Rechtsansprüchen haben. Wer also die Nutzung am „eigenen geistigen Werk“ übertragen möchte, muss gleichzeitig sicherstellen, dass er selbst „Urheber“ im gesetzlichen Sinne ist. Mittels Ähnlichkeitsrecherchen sollten dazu alle relevanten Schutzgebiete (Register der Patentämter, Domainregister, Firmenbuch etc.) geprüft und die Ergebnisse genau dokumentiert werden. Zusätzlich ist die Beschaffung eines „amtlichen Belegs“ für die Urheberschaft dringend anzuraten, z. B. über einen eingeschriebenen Brief (Kuvert mit Entwürfen geschlossen aufbewahren!). Noch einfacher ist der zeitnahe Eintrag auf ideentresor.at – idealerweise vor der Präsentation der Entwürfe.

Schweigen ist Gold!

Bis alle rechtlichen Schutzmöglichkeiten ausgeschöpft und gesichert sind, ist das wirksamste „Hausmittel“ die Geheimhaltung. Technische Innovationen beispielsweise werden nur zur Eintragung als Patent zugelassen, wenn sie davor nicht im Verkehrskreis bekannt gemacht wurden. Aber beispielsweise auch bei Rezepten hilft einzig und allein die Geheimhaltung. Denn diese können zwar als literarisches Werk Urheberschutz genießen, doch der Ablauf selbst ist mit gängigen „Zubereitungsmethoden“ nicht patent- und damit nicht schutzfähig.

Tipps

Vorher ist besser als nachher! – Holen Sie sich im Zweifelsfall rechtskundige Hilfe oder konsultieren Sie einen Rechtsanwalt! Die WKNÖ Fachgruppe Werbung und Marktkommunikation bietet ihren Mitgliedern einen entsprechenden Service im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung bei fachlichen Rechtsfragen.

Prüfen Sie Ihre AGB, Vorlagen etc. auf Rechtskonformität. Vorlagen für Wettbewerbs- oder Präsentationsvereinbarungen etc. finden Sie etwa unter: www.werbemonitor.at

CHECKLISTE – Ideenschutz

  • Bringen Sie Ihre Ideen immer zu Papier oder dokumentieren Sie sie elektronisch! Wählen Sie abhängig davon, was geschützt werden soll, die am besten geeigneten Formen der Dokumentation! (Gestaltungsideen, Logos mindestens als Scribbles oder Skizzen, Pläne für technische Innovationen …)
  • Klären Sie Ihre Partner und Auftraggeber über Schutzmöglichkeiten und Risiken auf und machen Sie sie auf relevante rechtliche Bestimmungen wie Markenschutz, Urheberrecht, Recherchenotwendigkeit etc. aufmerksam!
  • Agieren Sie sorgfältig. Als Kreativdienstleister oder Werbeagentur sind Sie Ihrem Auftraggeber gegenüber immer in der rechtlichen Rolle als Sachverständiger!
  • Transparenz schafft Bewusstsein und Fairness: Definieren Sie schriftlich und durchgängig vom Angebot über die Rechnung bis hin zum Vertrag klar und eindeutig, welche Rechte an wen übertragen werden bzw. wem sie vorbehalten bleiben!
  • Dokumentieren Sie Ihre Urheberschaft mit Nachweisbarkeit des Zeitpunktes! (z.B. www.ideentresor.at)
  • Recherchieren Sie sorgfältig alle relevanten Register (Markenregister, Slogandatenbanken, Firmenbücher, Domains, Slogan- und Werbearchive …) und dokumentieren Sie die Ergebnisse für sich und Ihre Kunden!
  • Klären Sie VOR der Auftragsübernahme (z. B. für Konzeptentwürfe, Wettbewerbspräsentationen etc.) die Bedingungen hinsichtlich Nutzungsrechte und Honoraransprüche schriftlich!
  • Lassen Sie sich ferner schriftlich bestätigen, dass der Auftraggeber vor allem für die Ihnen zur Verfügung gestellten Dokumente, Bilder, Logos, Texte etc. alle erforderlichen Rechte innehat und Sie im Falle der Verletzung von Rechten Dritter schad und klaglos hält!
  • Klären Sie auch mit Ihren Lieferanten wie Freelancern, Fotografen, Textern, Bildagenturen, Schriftlieferanten etc. die genauen nutzungsrechtlichen Bedingungen. Dokumentieren Sie diese und weisen Sie Ihren Auftraggeber auf allfällige Einschränkungen einzelner Werksbestandteile (z. B. bei Stockfotos) hin!